„Eine Ausschreibung gewinnt man dann, wenn man sie selbst schreibt.“ Ein erstrebenswertes Ziel, in der Praxis allerdings kaum realisierbar. Für die Vertriebsprozesse vieler Unternehmen sind Ausschreibungen immer noch ein wesentlicher und zugleich riskanter Bestandteil. Das gilt insbesondere für die Automobilindustrie, wo die Zulieferer es mit dauernden Nachfrageschwankungen, wachsendem lokalen und globalen Wettbewerb bei immer komplexeren Anforderungen der heutigen Fahrzeuge zu tun haben, die auf ihre Konstruktions- und Fertigungsprozesse durchschlagen.

Die isolierten und oftmals verbesserungsfähigen (nämlich manuellen) Ausschreibungsprozesse verbunden mit den vielen Randbedingungen, die Kosten und Risiken in die Höhe treiben, haben zur Folge, dass Zulieferer nach neuen Wegen zur Erstellung profitabler, akkurater, pünktlicher und differenzierter Angebote suchen. Diese sollen ohne negative Auswirkungen auf die Kosten des Angebotsprozesses selbst, sowie auf die Belastung der Mitarbeiter begehbar sein.

Das große Ganze im Blick behalten

Die allermeisten Zulieferer arbeiten nicht an einzelnen Ausschreibungen. Meist reiht sich die Ausschreibung in weitere hunderte oder gar tausende ein. Sollte daher nicht jede neue Ausschreibung im Kontext des gesamten Unternehmens betrachtet werden? Passt die Ausschreibung überhaupt zu den Kernkompetenzen des Unternehmens? Wurden bereits ähnliche Leistungsumfänge angeboten? Sind alle für Angebot und Lieferung notwendigen Ressourcen verfügbar? Waren die letzten Angebote profitabel? Und wer sind die möglichen Mitbewerber? Hier ist es hilfreich, die Informationen zusammenzufassen und in einer Weise verfügbar zu machen, die eine fundierte Beantwortung solcher Fragen erleichtert.

Wiederverwendung ist das A und O

Vor Angebotsabgabe ist der Kosten- und Zeitaufwand für Entwurf und technische Ausarbeitung eines Angebots zu berücksichtigen. Wenn bereits geleistete Vorarbeiten effektiv nutzbar sind, können sich die mit der Ausschreibung befassten Mitarbeiter auf solche Bereiche konzentrieren, die wirklich einen Mehrwert erbringen. Der einfache und schnelle Zugang zu vorhandenen Konstruktionen hilft beispielsweise, die Erstellungskosten zu senken und zugleich die Qualität und Wettbewerbsfähigkeit des Angebots zu verbessern.

Komplexität meistern

Im Angebotsprozess sind viele Entscheidungen zu treffen. Eine solide Informationslage für fundierte Entscheidungen trägt dazu bei, Risiken zu senken und erhöht die Erfolgschancen. Durch die Einbeziehung und effiziente Aufbereitung komplexer Informationen wie beispielsweise zur technischen Konformität, zu den Fristen, zur Ressourcenzuordnung oder zu Kosten und Profitabilität – können Angebotsteams frühzeitig optimale Entscheidungen treffen. Der Einsatz dynamischer Management-Dashboards hilft dabei, Zustände und Auswahlmöglichkeiten direkt im Angebotskontext zu analysieren und anhand der Leistungskriterien des Unternehmens abzuwägen. So können Mitarbeiter auf Anhieb reagieren, falls Änderungen notwendig werden.

Inseln verbinden

Eine isolierte Umgebung hemmt die Effizienz und kann Ursache für viele Ausschreibungs-Fehler sein. Durch Verbinden von Informationen, Mitarbeitern und Lokationen – wie beispielsweise Aufgaben aus Vertrieb, Beschaffung und Konstruktion – lassen sich Informationen wiederverwenden und Geschäftsprozesse standardisieren. Das führt letztlich zu präziseren und erfolgreicheren Angeboten. Der Einsatz von Technologien zur Integration des Angebotsprozesses in einer von allen zugänglichen und gemeinsam verwalteten Umgebung macht das Ergebnis validierbar, dokumentierbar und messbar – bei Bedarf, zeitnah und mit hoher Genauigkeit.

Einen „gewinnenden“ Eindruck machen

Die Angebotsunterlagen selbst bieten die Möglichkeit, sich zu differenzieren sowie Verständnis und Vertrauen zu erzeugen. Das wird oft übersehen. Selbstverständlich soll das Ergebnis konkurrenzfähig, spezifikationskonform und vorzeigbar sein. Wenn jedoch wertvolle Zusatzdaten sozusagen als Nebenprodukte im Rahmen des integrierten Angebotsprozesses abfallen – wie beispielsweise dynamische 3D-Modelle – warum sollte man sich dann mit Printmedien oder PowerPoint-Präsentation begnügen? Die Darstellung von Form, Eignung und Funktion des abschließenden Angebots im Kontext, mit 3D-Kinematik oder gar interaktiv – ermöglicht Zulieferern, Alleinstellungsmerkmale ihres Angebots in einer Art und Weise hervorzuheben, die leicht verständlich und attraktiv für den Kunden ist. Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte: Das Erlebnis in einer virtuellen 3D-Welt sagt mehr als tausend Bilder.

Was ist zu tun?

Die bisherigen isolierten (und häufig manuellen) Prozesse können nicht die spürbaren Verbesserungen bringen, auf die viele Unternehmen in ihren Angebotsprozessen hinarbeiten. Doch angesichts der Herausforderungen, vor denen Zulieferer stehen und angesichts der Vorteile einer integrierten Umgebung für das Angebotsmanagement stellt sich eigentlich nur die Frage, warum sich Warten lohnen soll. Mehr zur Branchenlösung Bid to Win lesen Sie auch in der Lösungsbeschreibung.

Autor: Neno Horvat, Industry Marketing Manager